רשימת מוזמנים אחת, הרבה קבוצות
מעלים את רשימת המוזמנים מאקסל או מאנשי הקשר, ומחלקים לקבוצות: משפחה מצד אמא, משפחה מצד אבא, חברים של ההורים, חברים מהכיתה, תנועת הנוער. לכל הזמנה רושמים כמה אנשים הוזמנו, כך שמשפחה של חמישה נספרת נכון.
החלוקה לקבוצות עוזרת גם אחר כך: אפשר לראות כמה אישרו מכל קבוצה, לשלוח תזכורת רק לקבוצה מסוימת ולהכין רשימות נפרדות לשולחנות. אם יש גם עלייה לתורה בבוקר וגם מסיבה בערב, מתעדים את שני האירועים בהזמנה וכל אורח רואה את הפרטים במקום אחד.
הערוץ הנכון לכל דור
הודעת הוואטסאפ הראשונה מגיעה לרוב המוזמנים ונענית מהר. מי שלא ענה מקבל תזכורת, ומי שאין לו וואטסאפ מקבל את אותו קישור ב-SMS.
לסבים ולסבתות, ולכל מי שלא נוטה ללחוץ על קישורים, יש שיחה קולית אוטומטית: הקלטה קצרה מבקשת ללחוץ 1 אם מגיעים ולהקיש כמה אנשים יגיעו. אפשר להשתמש בהקראה אוטומטית של פרטי האירוע, או להקליט הודעה בקול של חתן או כלת המצווה. זה טאץ' אישי שהמשפחה זוכרת, והוא גם מעלה את אחוז התשובות.
הזמנה דיגיטלית שמתאימה לגיל
דפי ההזמנה של Practi Party בנויים לטלפון: תמונה או סרטון גדולים, שם החתן או הכלה, תאריך, שעה, מיקום עם כפתור ניווט ל-Waze ולמפות, הוספה ליומן ואישור הגעה בלחיצה.
בחרו תבנית שמתאימה לאופי האירוע, חגיגית או צבעונית, והוסיפו טקסט אישי. האורחים בוחרים אם הם מגיעים, כמה אנשים יבואו ואם רוצים, משאירים ברכה קצרה. דף ההזמנה עצמו בחינם, גם אם תשלחו את הקישור לבד.
מספרים בזמן אמת, הושבה וייצוא
לוח הבקרה מציג כמה אישרו, כמה לא מגיעים, כמה עוד לא ענו ומה המספר הצפוי של אנשים. מסננים לפי קבוצה ורואים בדיוק מי חסר.
בשלב ההושבה מגדירים שולחנות, גוררים אורחים לשולחן ורואים כמה מקומות נשארו. שולחן של בני הנוער, שולחן של המשפחה המורחבת, שולחן של החברים מהעבודה. בסוף מייצאים את הרשימה לאקסל בשביל האולם, הקייטרינג וצוות ההפקה.
בחינם או אוטומטי לגמרי
דף ההזמנה, רשימת המוזמנים, קישור לשיתוף ולוח אישורי ההגעה הם בחינם. משלמים רק על סבבי שליחה אוטומטיים בוואטסאפ, SMS ושיחה קולית. המחירים מוצגים בגלוי באתר.
ההודעות נשלחות רק בשעות סבירות, לא בלילה ולא בשבת ובחגים. אם אתם חוגגים באולם שעובד עם Practi Party, ייתכן שהשירות כבר כלול בחבילה שלכם.
חמישה טיפים לאישורי הגעה חלקים לבר ולבת מצווה
ראשית, סדרו את הרשימה לפני שאתם שולחים משהו. מספרי טלפון חסרים או כפולים הם הסיבה הנפוצה ביותר לאורחים שלא ענו, וכדאי לבדוק אותם פעם אחת בשקט. שנית, רשמו ליד כל הזמנה כמה אנשים הוזמנו, אחרת קשה לדעת אם "מגיעים" פירושו שניים או חמישה.
שלישית, כתבו בהזמנה את כל מה שהאורחים צריכים לדעת: שעת התפילה, שעת קבלת הפנים, קוד לבוש אם יש, וחניה. ככה מקבלים פחות שאלות בוואטסאפ הפרטי. רביעית, תנו לאורחים מועד אחרון ברור לאישור, והגדירו את התזכורות בהתאם. חמישית, השאירו את השיחה הקולית לסוף: היא תופסת את מי שבאמת קשה להשיג, והקלטה בקול של חתן או כלת המצווה הופכת אותה לרגע נחמד ולא לעוד שיחת מוקד.