מאישורי הגעה לשולחנות, בלי להעתיק רשימות
ברוב האירועים רשימת אישורי ההגעה נמצאת במקום אחד וסידורי ההושבה במקום אחר: גיליון אקסל, פתקים על השולחן או אפליקציה נפרדת. כל שינוי מחייב לעדכן פעמיים, ומשהו תמיד מתפספס.
ב-Practi Party יש רשימה אחת. האורחים שאישרו הגעה מופיעים אוטומטית בצד המסך, עם מספר האנשים שבאים איתם והקבוצה שאליה הם שייכים. משם גוררים אותם לשולחנות.
שולחנות, קבוצות ומקומות פנויים
מגדירים כמה שולחנות יש באולם וכמה מקומות בכל שולחן, ונותנים להם שמות או מספרים. כשגוררים משפחה של ארבעה לשולחן, המערכת מחשבת מיד כמה מקומות נשארו ומתריעה אם השולחן מלא מדי.
בזכות הקבוצות מרשימת המוזמנים קל להושיב את החברים מהעבודה יחד ואת משפחת הדודים בשולחן סמוך. אפשר לסנן ולראות רק אורחים שעוד לא שובצו, כדי לוודא שאף אחד לא נשאר בלי מקום.
שינויים של הרגע האחרון
שבוע לפני האירוע תמיד יש שינויים: מישהו מבטל, מישהו מוסיף בן זוג, מישהו נזכר לאשר רק עכשיו. כיוון שההושבה מחוברת לאישורי ההגעה, כל שינוי כזה מופיע מיד. אורח שביטל משתחרר מהשולחן, ואורח חדש שאישר מחכה לשיבוץ.
כך אתם לא צריכים להשוות בין שתי רשימות, ותמיד רואים תמונה נכונה של האולם.
ייצוא לאולם ולמנהל האירוע
כשהסידור מוכן, מייצאים רשימת הושבה מסודרת לפי שולחנות, להדפסה או לשליחה במייל לאולם, למנהל האירוע ולצוות הקבלה. הרשימה כוללת את שם האורח ואת מספר האנשים בכל שולחן.
אם האולם צריך את הרשימה בפורמט מסוים, אפשר לייצא לאקסל ולעבד משם. ואם משהו משתנה אחרי השליחה, מייצאים שוב גרסה מעודכנת בלחיצה.
כלול באותו מקום עם ההזמנה והאישורים
סידורי ההושבה הם חלק מאותה מערכת שבה יצרתם את ההזמנה הדיגיטלית ואספתם את אישורי ההגעה בוואטסאפ, SMS ושיחה קולית. אין צורך לעבור בין כלים או לייבא רשימות מחדש.
סידורי ההושבה כלולים בחבילת האירוע, יחד עם סבבי השליחה האוטומטיים. המחירים מוצגים בגלוי באתר.
טיפים לסידורי הושבה בלי ריבים
התחילו מהשולחנות הקשים: המשפחה הקרובה, השולחן של הסבים, ומי שחשוב שלא ישבו יחד. אחר כך מלאו את השולחנות של קבוצות חברים, שקל לשבץ לפי הקבוצות מרשימת המוזמנים. השאירו מקום פנוי או שניים בכמה שולחנות לאורחים של הרגע האחרון.
אל תסיימו את ההושבה מוקדם מדי. חכו עד שרוב אישורי ההגעה הגיעו, בדרך כלל אחרי סבב השיחות הקוליות, ורק אז סגרו את הסידור הסופי ושלחו לאולם.
שולחנות שדורשים מחשבה מיוחדת
יש אורחים שצריך לחשוב עליהם מראש. סבים וסבתות, או אורחים עם כיסא גלגלים, ישמחו לשבת קרוב לכניסה ורחוק מהרמקולים. משפחות עם ילדים קטנים יעדיפו שולחן ליד היציאה, ובני נוער ירצו לשבת יחד, רחוק מההורים. כדאי גם לחשוב על אורחים שלא מכירים אף אחד, ולהושיב אותם ליד מישהו שישמח לארח אותם.
אם ביקשתם מהאורחים לציין בטופס האישור העדפת מנה או הערה, המידע הזה נשמר ליד שמם ברשימה, כך שקל לראות אותו בזמן השיבוץ ולהעביר לקייטרינג יחד עם רשימת השולחנות. ככה הצוות באולם יודע מראש לאיזה שולחן להגיש מנה מיוחדת, ואף אורח לא נשאר בלי ארוחה שמתאימה לו.